Mantén tu flota en óptimas condiciones con un check list vehicular en Excel
Si manejas una flotilla de vehículos o simplemente quieres asegurarte de que tu carro esté siempre en chamba sin contratiempos, un formato de check list es tu mejor aliado. En este artículo te voy a mostrar cómo armar tu propio check list de vehículos en Excel, paso a paso, para que no se te pase ningún detalle importante y mantengas todo bajo control.
Qué es un check list de vehículos
Un check list de vehículos es básicamente una lista de verificación donde anotas todos los puntos que necesitas revisar antes, durante o después de usar un vehículo. Puede incluir desde el nivel de aceite hasta la vigencia de los documentos legales.
Este tipo de formato te ayuda a:
- Detectar problemas mecánicos a tiempo antes de que se conviertan en fallas mayores
- Cumplir con las normativas de seguridad vehicular
- Llevar un registro histórico del estado de cada unidad
- Reducir costos de mantenimiento correctivo
- Proteger la seguridad de los conductores y pasajeros
Ya sea que tengas un solo vehículo o administres toda una flotilla empresarial, contar con este documento te va a facilitar la vida un montón.
Por qué usar Excel para tu check list vehicular
Existen muchas herramientas para crear check lists, pero Excel sigue siendo la opción más práctica y accesible para la mayoría de las personas. Aquí te explico por qué:
Flexibilidad total: Puedes personalizar tu formato exactamente como lo necesites, agregando o quitando campos según el tipo de vehículo o los requerimientos de tu empresa.
Cálculos automáticos: Con fórmulas simples puedes hacer que Excel calcule automáticamente si un vehículo está apto para circular o necesita atención, basándose en los criterios que tú definas.
Formato condicional: Puedes configurar colores que te indiquen de un vistazo qué elementos requieren atención urgente, cuáles están bien y cuáles necesitan revisarse pronto.
Fácil de compartir: Puedes enviar el archivo por correo, subirlo a la nube o imprimirlo sin problema.
Sin costo adicional: Si ya tienes Microsoft Office o usas alternativas gratuitas como Google Sheets, no necesitas invertir en software especializado.
Estructura del check list de vehículos
Para que tu check list sea realmente útil, necesita cubrir todas las áreas importantes de inspección. Te propongo dividirlo en tres secciones principales que te permitirán tener una revisión completa.
Sección de inspección diaria
Esta es la parte que vas a llenar todos los días antes de arrancar el vehículo. Incluye los elementos que pueden variar de un día para otro:
- Nivel de combustible: Verificar que haya suficiente para el recorrido planeado
- Nivel de aceite: Revisar con la bayoneta que esté en el rango óptimo
- Nivel de líquido de frenos: Fundamental para la seguridad
- Nivel de refrigerante: Para evitar sobrecalentamientos
- Presión de llantas: Incluyendo la de refacción
- Estado de luces: Frontales, traseras, direccionales y de freno
- Limpiadores y limpiaparabrisas: Que funcionen correctamente
- Espejos retrovisores: Posición correcta y sin daños
- Cinturones de seguridad: Que todos funcionen adecuadamente
- Claxon: Verificar que suene correctamente
- Tablero: Revisar que no haya luces de advertencia encendidas
Sección de documentos
Los papeles también son parte importante del check list. De nada sirve tener el carro en perfectas condiciones si te faltan documentos y te detiene el tránsito:
- Tarjeta de circulación: Original y vigente
- Verificación vehicular: Con el holograma correspondiente
- Póliza de seguro: Vigente y con cobertura adecuada
- Licencia del conductor: Vigente y del tipo correcto para el vehículo
- Tenencia: Pagada y con comprobante
- Permiso de carga: Si aplica para vehículos comerciales
- Factura o carta factura: Para acreditar la propiedad
Sección de condición física del vehículo
Esta parte se revisa con menos frecuencia, pero es igual de importante. Puedes hacerla semanal o quincenalmente:
- Estado de la carrocería: Golpes, rayones, abolladuras
- Condición de los vidrios: Grietas o estrellones
- Estado de las llantas: Profundidad del dibujo, desgaste irregular
- Sistema de frenos: Ruidos extraños, vibración al frenar
- Suspensión: Comportamiento en baches, ruidos
- Estado del escape: Ruidos, humo excesivo
- Batería: Terminales limpias, carga adecuada
- Bandas y mangueras: Sin grietas ni desgaste visible
- Herramienta y equipo de emergencia: Gato, llave de cruz, triángulos, extintor
