Formato de inventario con fotos

Plantilla Excel inventario para tienda de abarrotes: controla tu changarro

Soy Raúl Mendoza Torres, de Guadalajara, y hoy te voy a enseñar cómo usar una plantilla de Excel para llevar el inventario de tu tienda de abarrotes. Si eres de los que compra "al tanteo" y luego te sobra o te falta producto, esta herramienta te va a ordenar el negocio.

Qué es un inventario de abarrotes

Un inventario de abarrotes en Excel es el registro de todos los productos que vendes en tu tiendita o miscelánea. A diferencia de otros negocios, en abarrotes manejas muchos productos de bajo costo y alta rotación, lo que hace el control más retador.

• Abarrotes secos: Arroz, frijol, azúcar, aceite, pastas
• Bebidas: Refrescos, jugos, aguas, cervezas
• Lácteos: Leche, quesos, yogurt, cremas
• Pan y tortillas: Productos frescos diarios
• Botanas: Papas, cacahuates, dulces
• Higiene: Jabones, papel, pañales
• Limpieza: Cloro, detergentes, escobas

Por qué Excel para tu tienda de abarrotes

Los sistemas de punto de venta con inventario cuestan desde $500 pesos mensuales. Para una tiendita, Excel es más que suficiente:

• Cero costo: Solo necesitas una computadora con Excel
• Control de caducidades: Vital para lácteos y perecederos
• Margen por producto: Sabes cuánto ganas en cada cosa
• Puntos de reorden: Te avisa qué pedir antes de que se acabe
• Historial de precios: Ves cómo han subido los costos

Estructura de la plantilla para abarrotes

1) Catálogo de productos

Todos los artículos que vendes en tu tienda:

• Código: Puede ser el código de barras o uno interno
• Producto: Nombre completo (Coca Cola 600ml, Sabritas 45g)
• Categoría: Abarrotes, bebidas, lácteos, etc.
• Marca: Fabricante del producto
• Presentación: Tamaño o contenido (500g, 1L, 12 pzas)
• Proveedor principal: A quién le compras normalmente
• Precio de compra: Lo que te cuesta
• Precio de venta: Lo que cobras
• Margen: Tu ganancia por unidad

2) Control de existencias

Estado actual de tu inventario:

• Código: Vinculado al catálogo
• Existencias: Cuántas unidades tienes
• Stock mínimo: Cuándo hay que pedir más
• Stock máximo: Cuánto cabe en tu tienda
• Días de caducidad: Para productos perecederos
• Ubicación: Mostrador, refrigerador, bodega

3) Entradas (compras a proveedores)

Registro de todo lo que compras para surtir:

• Fecha: Cuándo llegó el producto
• Proveedor: Quién te surtió
• Productos: Lista de lo que compraste
• Cantidades: Cuánto de cada uno
• Precios: A cómo te lo dieron
• Total de compra: Lo que pagaste
• Forma de pago: Contado, crédito

4) Salidas (ventas)

Si no usas sistema de punto de venta, registra aquí:

• Fecha: Día de la venta
• Productos: Qué se vendió
• Cantidades: Cuánto de cada uno
• Total del día: Venta total

5) Control de caducidades

Especial para productos perecederos:

• Producto: Qué artículo es
• Lote: Identificador del proveedor
• Fecha de caducidad: Cuándo vence
• Cantidad: Cuántas unidades de ese lote
• Estado: OK, por vencer (7 días), vencido

6) Dashboard de tienda

Resumen para tomar decisiones:

• Productos por agotarse: Hay que pedir
• Productos por caducar: Hay que vender rápido o rematar
• Valor del inventario: Cuánto tienes invertido
• Compras del mes: Lo que has gastado en mercancía
• Productos más vendidos: Los que siempre hay que tener
• Productos sin movimiento: Candidatos a eliminar

Cómo usar la plantilla paso a paso

1. Levanta tu inventario inicial: Cuenta todo lo que tienes en tienda
2. Carga el catálogo: Registra cada producto con precios
3. Define mínimos: Cuánto necesitas tener siempre de cada cosa
4. Registra compras: Cada vez que llegue el proveedor
5. Actualiza ventas: Al menos diario, baja lo que vendiste
6. Revisa alertas: Antes de hacer pedido, checa qué falta

Errores comunes en tiendas de abarrotes

• Comprar de más: Sin datos, compras por corazonada y se caduca
• No checar caducidades: Producto vencido es pérdida total
• Precios desactualizados: El proveedor subió pero tú sigues vendiendo barato
• Mezclar inventario: Lo de la tienda con lo de consumo personal
• No registrar fiado: Vendiste pero no cobraste, y se te olvida

Tips para abarroteros

• FIFO obligatorio: Lo primero que entró, primero que sale
• Día de inventario: Una vez a la semana cuenta productos clave
• Compara proveedores: Usa el historial de precios para negociar
• Elimina productos lentos: Si no se vende en 3 meses, ya no lo surtas
• Registra mermas: Lo que se rompió o se echó a perder

Conclusión

Una plantilla de inventario para abarrotes en Excel te da el control que necesitas para que tu tiendita sea rentable. Con datos reales compras mejor, evitas desperdicios y siempre tienes lo que tus clientes buscan.

Descarga esta plantilla, haz tu primer inventario y empieza a manejar tu changarro como un profesional. Un buen control es la diferencia entre una tienda que sobrevive y una que prospera.

Raúl Mendoza Torres
Desde Guadalajara, apoyando a tienderos mexicanos.