Inventario Excel simple

Plantilla Excel para inventario: gestión fácil y eficiente de tu stock

Soy Raúl Mendoza Torres, de Guadalajara, y hoy te muestro cómo optimizar la gestión de tu inventario con Excel. Controlar lo que tienes en almacén es fundamental para cualquier negocio: evita pérdidas, mejora el flujo de efectivo y garantiza que siempre tengas producto para vender.

Por qué es crítico gestionar bien el inventario

Un inventario mal controlado te cuesta dinero de múltiples formas:

• Ventas perdidas: No tienes lo que el cliente quiere
• Capital estancado: Dinero invertido en producto que no se mueve
• Mermas ocultas: Producto que desaparece sin registro
• Caducidades: Producto que expira antes de venderse
• Compras duplicadas: Comprar lo que ya tienes
• Desorden operativo: No encontrar lo que buscas

Por qué Excel para inventario

Sistemas de inventario especializados existen, pero Excel es excelente para empezar:

• Sin costo adicional: Ya tienes Excel
• Flexible: Adapta a tu tipo de negocio
• Fácil de usar: Sin curva de aprendizaje compleja
• Escalable: Crece contigo hasta que necesites algo más robusto
• Exportable: Migra a otro sistema cuando crezcas

Estructura de la plantilla de inventario

1) Catálogo maestro de productos

• SKU/Código: Identificador único de cada producto
• Descripción: Nombre completo y claro
• Categoría: Tipo o familia de producto
• Unidad de medida: Pieza, kg, litro, caja
• Costo unitario: Lo que pagas por unidad
• Precio de venta: Lo que cobras
• Proveedor principal: A quién le compras
• Ubicación: Dónde está en el almacén

2) Control de existencias

• Existencia actual: Lo que hay hoy
• Stock mínimo: Cuándo reordenar (punto de reorden)
• Stock máximo: Límite de almacenamiento
• Stock de seguridad: Colchón para imprevistos
• Estado: OK, bajo, agotado (con formato condicional)

3) Registro de movimientos

• Fecha: Del movimiento
• Tipo: Entrada, salida, ajuste, devolución
• SKU: Qué producto se movió
• Cantidad: Cuántas unidades
• Referencia: Factura, remisión, orden de compra
• Responsable: Quién registró
• Saldo resultante: Nueva existencia

Cómo usar la plantilla paso a paso

1. Carga tu catálogo: Todos los productos que manejas
2. Haz conteo inicial: Existencia real actual
3. Define mínimos y máximos: Por producto según rotación
4. Registra cada movimiento: Entradas y salidas sin excepción
5. Revisa alertas diario: Productos bajo mínimo
6. Haz conteos físicos: Semanal o mensualmente
7. Ajusta diferencias: Investiga y corrige
8. Analiza rotación: Qué se vende y qué no

Indicadores clave de inventario

• Rotación: Veces que vendes tu inventario al año (Costo ventas / Inventario promedio)
• Días de inventario: Cuánto dura tu stock (365 / Rotación)
• Valor del inventario: Inversión total en producto
• Exactitud: Coincidencia sistema vs físico
• Fill rate: Pedidos surtidos completos
• Stock muerto: Productos sin movimiento en X meses

Fórmulas útiles en Excel

• Existencia: =SUMAR.SI(Movimientos,SKU,Entradas)-SUMAR.SI(Movimientos,SKU,Salidas)
• Alerta mínimo: =SI(Existencia
• Valor inventario: =Existencia*Costo_unitario
• Días sin movimiento: =HOY()-MAX(SI(SKU=Movimientos,Fecha))

Errores comunes en control de inventario

• No registrar salidas: "Luego lo capturo" y nunca se hace
• No verificar físico: Confiar ciegamente en el sistema
• Mínimos incorrectos: Muy bajos o muy altos
• Sin ubicación: Producto que nadie encuentra
• No analizar: Solo registrar sin tomar decisiones
• Demasiadas SKUs: Productos que no valen la pena

Conclusión

Una plantilla de inventario en Excel bien implementada te da control total sobre tu mercancía. Saber qué tienes, dónde está y cuándo reordenar es la diferencia entre un negocio ordenado y uno que pierde dinero.

Descarga esta plantilla y optimiza tu gestión de inventario desde hoy.

Raúl Mendoza Torres
Desde Guadalajara, controlando existencias con precisión.