Plantilla para inventario de equipos informáticos Excel: controla tu TI
Soy Raúl Mendoza Torres, de Guadalajara, y hoy te voy a enseñar cómo usar una plantilla de Excel para llevar el inventario de equipos de cómputo en tu empresa. Si no sabes exactamente cuántas computadoras tienes, dónde están o cuándo toca darles mantenimiento, esta herramienta es lo que necesitas.
Qué es un inventario de equipos informáticos
Un inventario de equipos de cómputo en Excel es el registro detallado de todo el hardware y software que tiene tu organización. No es solo contar máquinas, es saber las especificaciones, ubicación, responsable y estado de cada equipo.
- Hardware: Computadoras, laptops, servidores, impresoras
- Periféricos: Monitores, teclados, mouse, cámaras web
- Red: Switches, routers, access points, cableado
- Software: Licencias, sistemas operativos, aplicaciones
- Móviles: Tablets, celulares corporativos
Por qué Excel para inventario de TI
Los sistemas ITAM (IT Asset Management) son costosos y complejos. Para PyMEs, Excel ofrece lo necesario:
- Sin costo adicional: Ya tienes Excel instalado
- Control de licencias: Sabes qué software está instalado y si es legal
- Programar mantenimientos: Alertas de cuándo toca dar servicio
- Asignar responsables: Quién tiene cada equipo
- Historial de cambios: Upgrades, reparaciones, movimientos
- Valuación de activos: Cuánto valen tus equipos para seguros
Estructura de la plantilla de inventario TI
1) Catálogo de equipos
La hoja maestra con todos los activos de TI:
- ID de activo: Número único de control interno
- Tipo: Desktop, laptop, servidor, impresora, etc.
- Marca: HP, Dell, Lenovo, Apple, etc.
- Modelo: Número de modelo exacto
- Número de serie: El que da el fabricante
- Especificaciones: Procesador, RAM, disco duro
- Sistema operativo: Windows 10, 11, macOS, Linux
- Fecha de compra: Cuándo se adquirió
- Precio de compra: Costo original
- Garantía hasta: Fecha de vencimiento
- Proveedor: Dónde se compró
2) Asignación de equipos
Quién tiene cada equipo y dónde está:
- ID de activo: Vinculado al catálogo
- Empleado responsable: Nombre completo
- Departamento: Área de la empresa
- Ubicación física: Piso, oficina, escritorio
- Fecha de asignación: Cuándo se le dio
- Estado: En uso, en reparación, en almacén, dado de baja
3) Control de software y licencias
Qué software está instalado y si es legal:
- Software: Nombre del programa
- Versión: Número de versión instalada
- Tipo de licencia: Perpetua, suscripción, volumen
- Número de licencia: Clave del producto
- Fecha de vencimiento: Cuándo caduca
- Equipos asignados: En cuántas máquinas está instalado
- Licencias disponibles: Cuántas puedes usar aún
